Signaturerstellungseinheit

Erwerb der Signaturerstellungseinheit

Wir unterstützen folgende Anbieter:

• Globaltrust
• A-Trust
• Online-Lösungen von A-Trust

Anschließen des Kartenlesegerätes

Der Kartenleser wird mit dem USB-Stecker an einen freien USB-Anschluss am Kassen-PC angeschlossen oder durch Herstellung einer Bluetooth-Verbindung verbunden. Nach Verbinden des Kartenlesegeräts mit dem Kassen-PC muss der Computer neu gestartet werden.
Pro Kassenplatz darf nur eine Signaturerstellungseinheit angeschlossen sein.

Anlage neuer Signatureinheit im Amenu Web

Einstellungen -> Belegsignatur

Finanzonline

Zugangsdaten des Webservice-Benutzers für FinanzOnline eintragen. Sollte noch kein Webservice-Benutzer bei FinanzOnline registriert worden sein, muss dieser zunächst angelegt werden.

Bezeichnung	Erklärung
TeilnehmerIdentifikation	Teilnehmer-Identifikation des Webservice-Benutzers
BenutzerIdentifikation	Benutzer-Identifikation des Webservice-Benutzers
PIN	PIN Code des Webservice-Benutzers

Kommt die Meldung: Die übermittelten Zugangsdaten sind ungültig - prüfen Sie die Zugangsdaten erneut.

Bei positiver Rückmeldung - Meldung: Login erfolgreich - weiter mit:

Signatureinheiten

Bezeichnung	Erklärung
Signaturart	Handelt es sich um eine physische Karte oder eine Online-Karte (HSM)
Signatur Server	bei beiden, z.B. http://127.0.0.1:11815
PIN	bei physischer Karte, nur bei Globaltrust Karten notwendig
Schnittstelle	bei HSM
Benutzername	bei HSM
Passwort	bei HSM

Alle Karten, die verfügbar sind, werden im Feld Zertifikat / Anbieter angezeigt und die richtige Karte muss ausgewählt werden. Standardmäßig wird nur die Karte angezeigt, die an den Computer angeschlossen ist.

Falls das Zertifikats-Feld leer bleiben auf Abbrechen klicken, Signaturkarte aus dem Kartenlesegerät entfernen, wieder einstecken und Vorgang erneut beginnen.
Falls das Feld wieder leer bleibt, bitte Computer neu starten. Und Vorgang noch einmal wiederholen.
Sollte das Feld Seriennummer weiterhin leer bleiben, kann das an falsch installierten Treibern liegen. Um dies zu beheben, installieren Sie bitte die Treiber Ihres Kartenlesers neu.

Das Feld für den AES256 Key wird automatisch befüllt.
Um den AES265 Key zu kopieren für eine manuelle Anlage bei FinanzOnline rechts neben Neuer Eintrag auf die 3 Punkte klicken und AES265 Key kopieren auswählen.

Mit Bestätigen werden die Informationen übernommen und gespeichert.

Kassen

Bezeichnung	Erklärung
Kassa	Kassennummer auswählen
Zertifikat / Anbieter	Signaturkarte auswählen

Bestätigen

Meldung: Kassa erfolgreich angelegt/aktualisiert

Belege

Hier werden alle relevanten RKSV-Belege aufgelistet und deren Status ist ersichtlich z.B. Startbeleg wurde erfolgreich bei FinanzOnline geprüft.

Signaturkarte bei FinanzOnline registrieren

Karte anklicken bzw. Haken in Kästchen am Anfang der Zeile anhaken.

Rechts neben Neuer Eintrag auf die 3 Punkte klicken.

Externe Funktionen auswählen

Bezeichnung	Erklärung
Action Type	Registrieren auswählen
Begründung	wird nicht befüllt

Bestätigen

Meldung: Karte erfolgreich beim Finanzamt angelegt

Status in der Übersicht von None auf IN_BETRIEB geändert

Kassa bei FinanzOnline registrieren

Kassa anklicken bzw. Haken in Kästchen am Anfang der Zeile anhaken.

Rechts neben Neuer Eintrag auf die 3 Punkte klicken.

Externe Funktionen auswählen

Bezeichnung	Erklärung
Action Type	Registrieren auswählen
Begründung	wird nicht befüllt

Bestätigen

Meldung: Kasse erfolgreich beim Finanzamt angelegt

Status in der Übersicht von None auf REGISTRIERT geändert

Startbeleg

ViPOS Kassenprogramm starten und Kassier anmelden.

Einmalig wird ein Startbeleg mit einem QR–Code gedruckt. Ein Startbeleg kann nur gedruckt werden, wenn die Signaturerstellungseinheit aktiviert wurde, mit dem Kassenprogramm verbunden ist und auch von diesem erkannt wird. Ansonsten kommt eine Fehlermeldung und das Kassenprogramm schließt sich automatisch. Somit wird das Erzeugen eines ungültigen Startbeleges unterbunden.

Der Startbeleg muss nach der Registrierung der Signaturerstellungskarte und der Registrierkasse über FinanzOnline mit Hilfe der BMF Belegcheck-App des Finanzamts geprüft werden, sofern er nicht automatisch übermittelt und geprüft wird. Wenn erforderlich lässt sich der Startbeleg in der Belegliste nachdrucken.

Der Startbeleg muss unbedingt mindestens 7 Jahre aufgehoben werden!

Monats-/Jahresbeleg

Zu Monats- und Jahresbeginn werden automatisch Belege ausgedruckt. Dazu muss das Kassenprogramm neu gestartet werden. Der Jahresbeleg muss mit Hilfe der BMF Belegcheck-App des Finanzamts geprüft werden, sofern er nicht automatisch übermittelt und geprüft wird.

Wenn erforderlich lässt sich der Monatsbeleg oder Jahresbeleg in der Belegliste nachdrucken.

Monatsbelege und Jahresbelege funktionieren nicht im Trainingsmodus.

Bei Ausfall der Signaturerstellungseinheit und einem Jahreswechsel, wird eine Fehlermeldung am Bildschirm angezeigt und das Kassenprogramm beendet. Da der Gesetzgeber vorgibt, dass der erste Beleg des Jahres ein Jahresbeleg ist, kann die Kassa erst wieder verwendet werden, wenn die Signatureinheit funktioniert.

Die Monats- und Jahresbelege müssen unbedingt mindestens 7 Jahre aufgehoben werden!

Prüfung durch das Finanzamt

Datenerfassungsprotokoll (DEP)

Laut der gesetzlichen Sicherheitsverordnung ist vorgeschrieben, das vollständige Datenerfassungsprotokoll quartalsweise auf einem externen Datenträger zu sichern und jeweils zumindest 7 Jahre aufzubewahren. Siehe dazu Sicherungen

Auf Wunsch des Finanzministeriums muss das Protokoll über einen bestimmten Zeitraum auf einem USB-Stick zur Verfügung gestellt werden.

Im Kassenprogramm 3x Klick auf Rollen weitere Funktionen -> F08 DEP Export
Im sich öffnenden Fenster die von und bis Daten eintragen, die vom Finanzamt verlangt werden und mit OK bestätigen.

Nach Aufforderung zum Auswahl des gewünschten Speicherorts noch einen aussagekräftigen Dateinamen vergeben z.B. DEPExport_2025_Q01 und Speichern klicken.

Nullbeleg

Der Nullbeleg wird im Kassenprogramm erstellt durch
3x Klick auf Rollen weitere Funktionen -> F11 Nullbeleg
und ist ein Testbeleg, der einen Artikel andruckt mit Null Euro.
Den Beleg und das Datenerfassungsprotokoll benötigt das Organ des Finanzamtes.
Nullbelege funktionieren nicht im Trainingsmodus.

Ausfall der Signaturerstellungseinheit

Wenn keine Verbindung zur Signaturerstellungseinheit besteht (Karte ausgefallen, USB-Stecker locker, etc.), wird der Rahmen des Eingabefensters in der Kassa rot.
Auf den Belegen steht über dem QR-Code die Meldung „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“.

Überprüfen Sie, ob Karte und USB-Stecker fest eingesteckt sind und melden Sie sich als Kassier neu an oder starten Sie das Kassenprogramm neu. Hilft dies nichts, muss der Computer neu gestartet werden.

Der Unternehmer hat über FinanzOnline jeden Ausfall, der länger als 48 Stunden anhält und jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse ohne unnötigen Aufschub bekannt zu geben.

Ist eine Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit nicht mehr möglich, hat der Unternehmer eine neue Signaturerstellungseinheit zu beschaffen, zu registrieren und eine neuerliche Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung durchzuführen.

Nach dem Ausfall:
Wenn die Verbindung wiederhergestellt und das Kassenprogramm neu gestartet ist, wird automatisch ein Sammelbeleg mit dem Betrag Null gedruckt und das Eingabefeld ist wieder blau. Auf dem Sammelbeleg sind alle Belege mit Bonnummer ohne Signatur angeführt!

Der Sammelbeleg muss unbedingt mindestens 7 Jahre aufgehoben werden!

Wenn kein Sammelbeleg gedruckt wird:
Sollte der Sammelbeleg NICHT automatisch gedruckt werden, kann er im Kassenprogramm mit
3x Klick auf Rollen weitere Funktionen -> F02 Sammelbeleg
manuell ausgedruckt werden.

Ausfall Signaturkarte bei FinanzOnline melden

Automatische Meldung des Ausfalls

Unter Einstellungen -> Kassenparameter den Parameter mit dem Namen FON_AutoAusfallMeldung auf YES setzen. Dann wird ein Ausfall, der länger als 48 Stunden dauert, automatisch an FinanzOnline bemeldet.

Manuelle Meldung des Ausfalls

Karte anklicken bzw. Haken in Kästchen am Anfang der Zeile anhaken.

Rechts neben Neuer Eintrag auf die 3 Punkte klicken.

Externe Funktionen auswählen

Bezeichnung	Erklärung
Action Type	Ausfall auswählen
Begründung	Begründung auswählen

Bestätigen

Meldung: Signatureinheit erfolgreich als ausgefallen gemeldet

Status in der Übersicht von IN_BETRIEB auf AUSFALL geändert

Reaktivierung Signaturkarte bei FinanzOnline melden

Automatische Meldung der Wiederinbetriebnahme

Unter Einstellungen -> Kassenparameter den Parameter mit dem Namen FON_AutoWiederInBetriebMeldung auf YES setzen. Dann wird die Wiederinbetriebnahme automatisch an FinanzOnline gemeldet.

Manuelle Meldung der Wiederinbetriebnahme

Karte anklicken bzw. Haken in Kästchen am Anfang der Zeile anhaken.

Rechts neben Neuer Eintrag auf die 3 Punkte klicken.

Externe Funktionen auswählen

Bezeichnung	Erklärung
Action Type	Wiederinbetriebnahme auswählen
Begründung	wird nicht befüllt

Bestätigen

Meldung: Signatureinheit erfolgreich beim Finanzamt in Betrieb genommen

Status in der Übersicht von AUSFALL auf IN_BETRIEB geändert

Signaturkarte und Kassa außer Betrieb nehmen

Wird das Geschäft bzw. die Registrierkasse geschlossen, muss ein Schlussbeleg erstellt werden.

Im Kassenprogramm 3x Klick auf Rollen weitere Funktionen -> F04 Schlussbeleg -> Bestätigung mit „JA“ und ENTER auf der externen Tastatur

Bitte den Button nur klicken, wenn Sie die Signaturerstellungseinheit wirklich abmelden möchten!

Anschließend muss die Kassa sowie die Signaturerstellungseinheit in FinanzOnline abgemeldet werden.

Signaturkarte und Kassa bei FinanzOnline außer Betrieb nehmen

Karte bzw. Kassa anklicken bzw. Haken in Kästchen am Anfang der Zeile anhaken.

Rechts neben Neuer Eintrag auf die 3 Punkte klicken.

Externe Funktionen auswählen

Bezeichnung	Erklärung
Action Type	Außerbetriebnahme auswählen
Begründung	Begründung auswählen

Bestätigen

Meldung: Signatureinheit bzw. Kasse erfolgreich beim Finanzamt außer Betrieb genommen

Status in der Übersicht von IN_BETRIEB bzw. REGISTRIERT auf None geändert

Export nach $131, 132 BAO

Unter C:\ViPOS40\Pos\Bin mit Doppelklick auf CSV_Dump.exe starten.

Im sich öffnenden Fenster auf START klicken und warten, bis das Programm fertig ist. Es werden folgende Dateien erzeugt:

• DOCUMENT.csv: Belegkopf
• DOCJOUR.csv: Belegzeilen
• PAYJOUR.csv: Belegzahlungen
• DOCGRPCOND.csv: Rabatte/Konditionen pro Belegzeile
• ARTICLE.csv: Aktueller Artikelstamm
• PRICE.csv: Preishistorie zu Artikelstamm
• FIELDS.csv: Beschreibung der einzelnen Felder der CSV-Dateien (Kommentare der Datenbankfelder)

Vor jedem Dateinamen wird die Kassennummer und das Exportdatum (Von-Bis, Format YYYYMMDD) gestellt, z.B. 011_202505130131231_DOCUMENT.CSV