Handbuch-Artikel
Einleitung
Das vorliegende Dokument gibt einen Überblick über die Möglichkeiten und Verfahren der Artikeldatenpflege und beschreibt alle wesentlichen Vorgänge im Zusammenhang mit dem Sortimentsmanagement.
Dabei ist das Dokument in 2 Abschnitte gegliedert:
Zunächst werden die Grundlagen der Artikeldatenspeicherung in ViPOS Pro beschrieben, wobei alle relevanten Datenbestände (Tabelle) und die darin enthaltenen Felder aufgezählt werden.
Im zweiten Abschnitt sind die Tätigkeiten im Bereich Artikeldatenpflege beschrieben.
Grundlagen
Artikeldaten Organisation
- Jeder Artikel gehört zu genau einer Artikelgruppe.
- Jeder Artikel hat eine Verkaufseinheit, eine Preismenge und (zumindest) ein Steuerkennzeichen.
- Ein typischer Verkaufs-Artikel hat einen oder mehrere Basispreise, die sich durch das Gültigkeitsdatum und den Gültigkeitsbereich (Alle Märkte oder bestimmte Marktgruppen) unterscheiden.
- Manche Artikel haben auch einen oder mehrere Scancodes.
- Einige Artikel sind Set-Artikel.
Artikelgruppen (Data Dictionary: ARTGROUP)
Artikelgruppen (oder "Warengruppen") dienen der Klassifikation von Artikeln und können zwei Ziele verfolgen:
- Artikelgruppenbezogene Konditionen
- Auswertungen nach Artikelgruppen
Die Artikelgruppen werden mit dem Verwaltungsprogramm "Artikelgruppen" im Menü "Artikel" gepflegt.
Artikelgruppencode, Bezeichnungen und FiBU-Daten
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|---|
| Pflicht | Code | Artikelgruppen-Code ist das eindeutige Merkmal der Artikelgruppe |
| Pflicht | Kurzbezeichnung | die 20-stellige Kurzbezeichnung der Artikelgruppe |
| Pflicht | Bezeichnung | die 40-stellige Bezeichnung der Artikelgruppe |
| Funktionsgruppe | ||
| Pflicht | Artikelmerkmale | Haben konstant den Wert "2=Artikelmerkmale" |
| Pflicht | Kontonummer | Die Kontonummer in der Finanzbuchhaltung |
| Pflicht | Kostenstelle | Die Kostenstellennummer der Artikelgruppe |
| Pflicht | Soll/Haben | Ein Soll/Haben-Kennzeichen für FIBU-Buchungen |
| Pflicht | Kontoart | Die Kontoart in der Finanzbuchhaltung |
Merkmale
Jede Artikelgruppe kann bis zu 8 frei vergebbare Merkmale erhalten.
| Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Art | Das Merkmal 1 |
| Etc... | Das Merkmal 2 etc. |
Artikelgruppen/Standardbelegung
ViPOS Pro wird mit folgenden Artikelgruppen standardmäßig ausgeliefert:
| Code | Bezeichnung |
|---|---|
| $EZ | Einzahlungsarten |
| $AZ | Auszahlungsarten |
| $DOT | Dotierungsarten |
| $ABS | Abschöpfungsarten |
| $ZAE | Geldzählungsarten |
Diese Artikelgruppen sind interne Artikelgruppen und dienen zur Gruppierung der nicht-umsatzwirksamen Transaktionen. Sie sollten nicht geändert werden.
Einheiten (Data Dictionary: UNITY)
Die Einheiten werden mit dem Verwaltungsprogramm "Einheiten" im Menü "Artikel" gepflegt.
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|---|
| Pflicht | Code | Eindeutiger Code der Verkaufseinheit |
| Pflicht | Kurzbezeichnung | Kurzbezeichnung der Verkaufseinheit |
| Bezeichnung | Bezeichnung der Verkaufseinheit | |
| Pflicht | Nachkommastellen | Anzahl der erlaubten Nachkommastellen |
| Multiplikationslimit | Das Mengenlimit für den Verkauf |
Einheiten Standardbelegung
ViPOS Pro wird mit folgenden Einheiten standardmäßig ausgeliefert:
| Einheit | Bezeichnung | Kurzbezeichnung | Anzahl Dezimalen | Mengeneing.Limit |
|---|---|---|---|---|
| dag | Dekagramm | dag | 1 | 999,00 |
| Ds | Dose | Ds | 0 | 999,00 |
| EH | Einkaufseinheit | EH | 2 | 999,00 |
| Fa | Fass | Fass | 0 | 999,00 |
| Fl | Flasche | Fl | 0 | 999,00 |
| Gl | Glas | Gl | 0 | 999,00 |
| kg | Kilogramm | kg | 3 | 999,00 |
| Lt | Liter | Lt | 2 | 999,00 |
| Pal | Palette | Pal | 2 | 999,00 |
| Pkg | Packung | Pkg | 0 | 999,00 |
| St | Stange | Stg | 0 | 999,00 |
| Std | Stunde | Std | 2 | 999,00 |
| Stk | Stück | Stk | 2 | 999,00 |
| Wh | Währung | W | 2 | 999.999,00 |
| Zg | Ziegel | Zieg | 0 | 999,00 |
Texte (Data Dictionary: TEXT)
Die Texte werden mit dem Verwaltungsprogramm "Texte" im Menü "Artikel" gepflegt.
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|---|
| Pflicht | Code | Eindeutiger Code des Textes |
| Pflicht | Text | Der Text |
Texte Standardbelegung
| Code | Text |
|---|---|
| 1 | Aktionsware! Kein Umtausch! |
| 2 | Umtausch nur mit Kassenbon innerhalb von 3 Tagen! |
| 3 | Wir danken für Ihren Einkauf! |
| 6 | Dieser Beleg muss bei der Tagesabrechnung abgeliefert werden |
| 9 | Kassentransaktion |
| 10 | Lieferschein! Nicht einzahlen! |
| BE | Wir danken für Ihre Bestellung. |
Preismengen (Data Dictionary: PRICEQTY)
Die Preismengen werden mit dem Verwaltungsprogramm "Preismengen" im Menü "Artikel" gepflegt.
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|---|
| Pflicht | Code | Eindeutiger Code der Preismenge |
| Pflicht | Bezeichnung | Bezeichnung der Preismenge |
| Pflicht | Kurzbezeichnung | Kurzbezeichnung der Preismenge |
| Pflicht | Menge | Menge, für die der Verkaufspreis gilt |
Preismengen Standardbelegung
| Mengencode | Bezeichnung | Kurzbezeichnung | Anzahl Dezimalen |
|---|---|---|---|
| 1 | per Stück | /Stk | 1 |
| 2 | per Hundert Stück | /100Stk | 100 |
| 3 | per Tausend Gramm | /1000g | 1000 |
| 4 | per Dutzend | /12 | 12 |
| 5 | per Manntag | /Tag | 8 |
| 6 | per Kg | /KG | 1 |
| 7 | pro Stunde | /Std | 1 |
| 8 | per Kilometer | /km | 1 |
Artikeldaten (Data Dictionary: ARTICLE)
Code, Bezeichnung, Artikelgruppe, Einheiten
Die Artikeldaten werden mit dem Verwaltungsprogramm Artikel gepflegt.
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|---|
| Pflicht | Code | Der eindeutige 20-stellige alphanumerische Code des Artikels |
| Pflicht | POS-Bezeichnung | Die 20-stellige Kassenbezeichnung des Artikels wird an der Kassa und am Beleg verwendet |
| Pflicht | Bezeichnung | Die 40-stellige Artikelbezeichnung |
| Pflicht | AGR-Code | Der Code der zugeordneten Artikelgruppe (Warengruppe) |
| Pflicht | Verkaufs Einheit | Der Code der Verkaufseinheit (Stück, Liter, Meter, etc.) |
| Pflicht | Preismenge | Der Code der Preismengeneinheit (z.B. Preis gilt für 12 Verkaufseinheiten) |
| Pflicht | Funktionsgruppe | Der Code der Funktionsgruppe (z.B. "UMS" für Umsatzartikel) |
| Artikelgruppe | Eine weiteres Klassifikationsfeld für Artikel | |
| Artikelart | Die Artikelart wird zur Steuerung von Logistikfunktionen verwendet |
FiBu-Daten
Die FIBU-Daten können optional gepflegt werden.
| Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Kontonummer | Die Kontonummer in der Finanzbuchhaltung |
| Kostenstelle | Die Kostenstellennummer des Artikels |
| Konto-Art | Die Kontoart in der Finanzbuchhaltung |
| Soll/Haben | Ein Soll/Haben-Kennzeichen für FIBU-Buchungen |
Preissteuerung und Steuern
Siehe Preise und Konditionen
Artikelart
Die Daten zur Artikelart bestimmen, ob der Artikel ein einzelner Artikel ist, oder ob noch Zusatzinformationen verwaltet werden.
| Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Eigentümer | Der Eigentümer bei Kommissionsware |
| Status | Der Status des Artikels |
| Verknüpfter Artikel | Ein weiterer Artikel kann mit dem Artikel verknüpft werden (z.B. ein Pfandartikel) |
| Serien Nr. erforderlich | Eine Seriennummer muss beim Verkauf erfasst werden |
| Chargennummer erforderlich | Eine Chargennummer muss beim Verkauf erfasst werden |
| Set | Der Artikel ist ein Set-Artikel |
| Gutschein/Gutschrift | Eine Seriennummer muss beim Verkauf erfasst werden |
| Gutschein muss vorhanden sein | |
| Bon Duplikat |
Textsteuerung
Mit Hilfe der Textsteuerungsdaten kann bestimmt werden, welche Texte beim Verkauf erfasst oder automatisch gespeichert werden.
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|---|
| Zusatztext | Der Code eines optionalen Zusatztext-Elementes, das am Beleg mit ausgedruckt wird | |
| Zusatzfunktion | Der Code einer (optionalen) Zusatzfunktion, die bei der Registrierung des Artikels ausgelöst wird | |
| Pflicht | Textübersteuerung | Falls dieses Flag gesetzt ist, kann beim Verkauf ein Zusatztext manuell erfasst werden |
| Interne Notizen | Ein Notizfeld für interne Dokumentation | |
| Zusatztext | Der Zusatztext kann optional mit ausgedruckt werden |
Lieferant
Siehe Logistik
Lager
Siehe Logistik
Bestand
Siehe Logistik
Merkmale
Die Artikelmerkmale sind frei vergebbare Eigenschaften des Artikels.
Zu jedem Artikel können maximal 8 frei vergebbare Merkmale erfasst werden.
Set (Data Dictionary: SETART)
Die einem Set-Artikel zugeordneten Komponenten werden mit dem Verwaltungsprogramm Artikel in einer eigenen Tabelle gepflegt.
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|---|
| Pflicht | ArtikelCode | Der Code des zugeordneten Artikels |
| Pflicht | Menge | Die Anzahl im Set |
Scancodes (Data Dictionary: SCANCODE)
Die Scancodes werden mit dem Verwaltungsprogramm Artikel in einer eigenen Tabelle gepflegt.
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Erklärung |
|---|---|---|
| Pflicht | Scancode | Der Scancode |
| Pflicht | Typ | Der Typ des Scancodes |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung des Typs |
POS- Konditionen
Siehe Preise und Konditionen.
Artikeldaten Standardbelegung
ViPOS Pro wird mit einer Standardbelegung von Artikeln ausgeliefert. Diese Artikel sind "interne" Artikel und definieren die Einzahlungsarten, Auszahlungsarten, Abschöpfungsarten, Dotierungsarten und Geldzählungsarten (siehe Finanzmanagement).
Merkmale
Merkmalsbezeichnungen (Data Dictionary: ATTRDESC)
Die Merkmalsbezeichnungen werden mit dem Verwaltungsprogramm "Attributbezeichnungen" im Menü "Einstellungen" gepflegt.
Merkmalsbezeichnungen Standardbelegung
ViPOS Pro wird mit folgender Standardbelegung ausgeliefert:
| Bereich | Gruppe 1 | Gruppe 2 | Gruppe 3 | Gruppe 4 | Gruppe 5 | Gruppe 6 | Gruppe 7 | Gruppe 8 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | Kunden | Beruf | Einkommen | Alter | Kategorie | Stadt | Stand | Fam. Stand | Religion |
| 1 | Kundengruppe | Beruf | Einkommen | Alter | Kategorie | Stadt | Stand | Fam. Stand | Religion |
| 2 | Artikel | Größe | Farbe | Material | |||||
| 3 | Artikelgruppe | Farbe | Größe |
Artikelgruppenmerkmale und Artikelmerkmale (Data Dictionary: ATTRIBUT)
Die Werte der zusätzlichen Merkmale werden mit dem Verwaltungsprogramm "Merkmale" im Menüpunkt "Einstellungen" gepflegt:
Merkmale Standardbelegung
ViPOS Pro wird mit folgender Standardbelegung ausgeliefert:
| Bereich | Gruppe | Code | Bezeichnung |
|---|---|---|---|
| Artikel | |||
| Farbe | |||
| Weiß | Weiß | ||
| Schw | Schwarz | ||
| Größe | |||
| 28 | Gr. 28 | ||
| 30 | Gr. 30 | ||
| 32 | Gr. 32 | ||
| 34 | Gr. 34 | ||
| 36 | Gr. 36 | ||
| 38 | Gr. 38 | ||
| 40 | Gr. 40 | ||
| S | Small | ||
| M | Medium | ||
| L | Large | ||
| XL | XLarge | ||
| XX | XXLarge | ||
| Material | |||
| Holz | Holz | ||
| Synt | Synthetik | ||
| BWol | Baumwolle | ||
| Woll | Wolle | ||
| Lede | Leder | ||
| Artikelgruppen | |||
| Farbe | |||
| Rot | Rot | ||
| 2 | Uni | ||
| 3 | Blau | ||
| Größe | |||
| 28 | Gr. 28 | ||
| 30 | Gr. 30 | ||
| 32 | Gr. 32 | ||
| 34 | Gr. 34 | ||
| 36 | Gr. 36 | ||
| 38 | Gr. 38 | ||
| 40 | Gr. 40 | ||
| S | Small | ||
| M | Medium | ||
| L | Large | ||
| XL | XLarge | ||
| XX | XXLarge |
Multipacks
Es besteht die Möglichkeit im Programm Artikel unter dem Menüpunkt „Multipack“ Multipacks (Sets) von Artikeln zu definieren.
Artikeletiketten drucken
Im Programm Artikel unter dem Menüpunkt „Artikeletiketten“ besteht die Möglichkeit Etiketten für die eingegebenen Artikel zu drucken.
Lagerbestand von Artikeln abfragen
Wenn bei den Artikeln Bestandsführung aktiviert und Lager angelegt wurden, besteht die Möglichkeit im Programm Artikel, unter dem Menüpunkt „Artikelbestand“ Lagerbestände von Artikeln abzufragen.
Siehe Logistik.
Tätigkeiten
Artikelstamm und Preise pflegen
Die Artikeldaten und Preise werden im Modul Administration im Programm ARTIKEL gepflegt.
Artikeldaten auswählen und ändern
Das Verwaltungsprogramm ARTIKEL enthält Funktionen zum Suchen, Sortieren und Auswählen von Artikelstammsätzen. Es kann nach allen im Programm angezeigten Feldern gesucht, ausgewählt und/oder sortiert werden.
Ändern von Artikeldaten
Das Ändern von Artikeldaten geschieht ebenfalls im Programm ARTIKEL.
Nach der Auswahl (siehe oben) des Artikels, können die Daten mit der Funktion Bearbeiten/Ändern gepflegt werden.
Artikel anlegen
Die Neuanlage von Artikeln kann grundsätzlich nach 2 Verfahren erfolgen:
- Neuanlage im Administrationsmodul
- Übernehmen der Artikeldaten aus einem anderen Programm
Neuanlage im Administrationsmodul
Die Anlage im Verwaltungsprogramm erfolgt durch Auswählen der Funktion Bearbeiten/Neu.
Der Artikelcode kann frei gewählt werden.
Folgende Felder müssen mit einem Wert versehen werden:
- Artikelnummer
- Bezeichnung des Artikels
- POS-Bezeichnung des Artikels
- Warengruppen-Code
- Einheiten-Code
- Preismengen-Code
Für bestimmte Felder wird ein Default-Wert vom Programm automatisch gesetzt. Welche Defaultwerte vorgeschlagen werden, kann in den Einstellungen/Parameter bestimmt werden.
Nach der Eingabe der gewünschten Informationen ist mit der Funktion OK (Enter) abzuschließen.
Artikel- und Preisdaten aus einem anderen Programm übernehmen
Mit Hilfe des Stammdaten-Import-Programms können Artikel- und Preisdaten aus anderen Programmen übernommen werden.
Artikel löschen
Das Löschen von Artikeldaten kann auf 3 verschiedene Arten erfolgen:
- Löschen einzelner Artikel im Verwaltungsprogramm ARTIKEL
- Löschen durch Übernahme von Löschinformationen aus einem anderen Programm
- Löschen aller Artikeldaten
Löschen einzelner Artikel
Das Löschen einzelner Artikelsätze geschieht im Verwaltungsprogramm ARTIKEL durch Auswählen der Funktion Bearbeiten/Löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Datensatz gelöscht.
ACHTUNG:
Ein Artikelsatz kann nur gelöscht werden, wenn keine "verbundenen" Daten existieren. Solche Daten sind:
- Basispreise
- Set-Komponenten
- Scancodes
- Mix & Match-Referenzen
Existieren zu einem Artikel Daten in einer oder mehreren der oben angeführten Tabellen, so kann der Artikel nicht gelöscht werden (Integritätsverletzung). Es sind dann zuerst die verbundenen Datensätze zu löschen.
Löschen durch Übernahme von Löschinformationen aus einem anderen Programm
Mit Hilfe des Stammdaten-Imports können Artikeldaten auch auf Grund von Löschinformationen aus anderen Programmen gelöscht werden.
Löschen aller Artikeldaten
Das spezielle Programm Löschen der Artikeldaten im Menü Export/Import löscht alle Artikeldaten in einem Durchgang. Dies ist eine umfangreiche Operation, die üblicherweise nur beim Neuaufbau von Datenbeständen verwendet wird.
Artikeldaten exportieren
Das Exportieren von Artikeldaten kann auf 2 verschiedene Arten erfolgen:
- Export unter Verwendung der Exportschnittstelle
- Export eines Berichtes in ein anderes Format
Export unter Verwendung der Exportschnittstelle
Mit Hilfe des Stammdaten-Exports können die Artikeldaten in ein ASCII-Format exportiert werden.
Export eines Berichtes in ein anderes Format
Jeder Bericht kann nicht nur am Drucker ausgegeben werden, sondern auch in unterschiedliche Dateiformate exportiert werden.
Verkaufspreispflege
Die Verkaufspreise werden im Programm ARTIKEL gepflegt.
Scancodes pflegen
Die Scancodes werden im Programm ARTIKEL gepflegt.
Set-Artikel pflegen
Die Set-Artikel werden im Programm ARTIKEL gepflegt.