Handbuch-Kunden

Einleitung

Das vorliegende Dokument gibt einen Überblick über die Möglichkeiten und Verfahren der Kundendatenpflege und beschreibt alle wesentlichen Vorgänge im Zusammenhang mit dem Kundenmanagement.

Dabei ist das Dokument in 2 Abschnitte gegliedert:

Zunächst werden die Grundlagen der Kundendatenspeicherung in ViPOS Pro beschrieben, wobei alle relevanten Datenbestände (Tabelle) und die darin enthaltenen Felder aufgezählt werden.

Im zweiten Abschnitt sind die Tätigkeiten im Bereich Kundendatenpflege beschrieben. Vorgänge wie das Erstellen von Mailings oder das Verwenden von Kundenkarten werden detailliert erläutert.

Grundlagen

Kundendaten-Organisation

Die Datenstruktur von ViPOS Pro erlaubt eine zweistufige Organisation der Kundendaten. Dabei wird von folgendem Schema ausgegangen (Beispiel):

Dieses Schema ist auch im Datenmodell verankert:

Somit gelten per Definition folgende Regeln:

• Jeder Kunde ist genau einer Kundengruppe zugeordnet.
• Jeder Kunde hat eine eindeutige Kundennummer.
• Ein Kunde kann eine Person oder eine Firma sein.
• Jede Kundengruppe hat einen eindeutigen Kundengruppencode.

Kundengruppendaten (Data Dictionary: CUSGROUP)

Die Kundengruppendaten werden in der Kundengruppentabelle (CUSGROUP) verwaltet. Beispiele für Kundengruppen sind:

• Stammkunden
• Treuekunden
• Personal
• etc.

Die Zuordnung von Kunden zu Kundengruppen kann zwei Ziele verfolgen:

• Spezielle Verkaufskonditionen für bestimmte Kundengruppen
• Selektion oder Zusammenstellung von Verkaufsdaten nach Kundengruppen

Je nachdem, welche Ziele in der Verkaufsorganisation angestrebt werden, sollten die Kundengruppen entsprechend geplant und erfasst werden. Nachträgliches Ändern der Kundengruppenzuordnung beim Kunden ist aber ebenfalls möglich und auch sinnvoll (z.B. ein Normalkunde wird zum Stammkunden).

Die Kundengruppen werden im Verwaltungsprogramm "Kundengruppen" im Menü "Kunden/Lieferanten" gepflegt.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Code	Der eindeutige Code der Kundengruppe
Pflicht	Kurzbezeichnung	Die Kurzbezeichnung der Kundengruppe
Pflicht	Bezeichnung	Die Bezeichnung der Kundengruppe
	Merkmale	Es können bis zu 8 frei vergebbare Merkmale verwaltet werden.

Kundendaten (Data Dictionary: CUSTOMER)

Die Kundendaten werden im Verwaltungsprogramm "Kunden" im Menü "Kunden/ Lieferanten" gepflegt.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Code	Der eindeutige Code des Kunden
	Titel	Titel des Kunden
	Vorname	Der Vorname des Kunden
Pflicht	Nachname	Der Nachname des Kunden
	Adresse
	Straße	Die Straßenbezeichnung
Pflicht	Land	Das Land in Kurzform (z.B. "A")
	PLZ	Die Postleitzahl
	Ort	Der Ort
	Staat	Die Staatenbezeichnung in Langform (z.B. "Österreich")
	Telefon	Die Telefonnummer
	Fax	Die Fax-Nummer
	Verzogen	Kennzeichen, ob der Kunde eine neue Adresse hat. Wird beim Verkauf hervorgehoben.

FIBU / Bank Limits

Die FIBU- und Bankdaten dokumentieren – optional – die Verknüpfung des Kunden zur internen Debitorenbuchhaltung und/oder zu einem externen Bankpartner.

Die Kundenlimits und Kundensalden können zur Steuerung (Eingrenzung) bei Zahlungen auf Ziel verwendet werden. Damit ist eine Risikoeinschränkung möglich, gleichzeitig bleibt der Vorteil des Zahlungsanbots an den Kunden erhalten.

Bezeichnung	Beschreibung
Kontonummer	Die Kontonummer des Kunden in der Buchhaltung
BLZ	Die Bankleitzahl
Bank	Die Bezeichnung der Bank
Bankkonto	Die Kontonummer des Kunden bei der Bank
EC-Karte	Die EC-Kartennummer
Saldo	Die Kundensalden werden bei jedem Verkauf an den Kunden aktualisiert. Der Kreditsaldo enthält immer den Saldo aus allen Kreditverkäufen abzüglich der Kundenrestzahlungen.
Kreditlimit	Das Kreditlimit des Kunden wird bei jedem Kreditverkauf überprüft. Eine Überschreitung des Kreditlimits ist nicht möglich und wird vom Kassenprogramm verhindert.
Letzter Einkauf	Das Datum des letzten Einkaufes wird bei jedem Verkauf automatisch gesetzt.
Einkaufssaldo	Der Einkaufssaldo wird automatisch aktualisiert und enthält die Summe aller Einkäufe des Kunden.
Einkaufslimit	Das Einkaufslimit wird beim Verkauf überprüft, eine Überschreitung wird vom Kassenprogramm verhindert.

Weitere Daten

Bezeichnung	Beschreibung
Kundenkarte	Die Nummer der Kundenkarte. Die Kundenkartennummer kann auf der Kundenkarte als Strichcode gedruckt werden und beim Anmelden des Kunden mit dem Scanner gelesen werden.
Geschlecht	Das Geschlecht (männlich/weiblich/Firma)
Passwort	Das Passwort
Geburtsdatum	Das Geburtsdatum
Anlagedatum	Das Datum der Kundenanlage wird automatisch vergeben
Firma	Die Firmenbezeichnung des Kunden
Info	Allgemeines Info-Feld

Merkmale

Es können bis zu 8 Merkmale frei vergeben werden, siehe auch Artikel.

Kundendaten im Beleg und im Journal

Wird im Kassenprogramm ein Kunde angemeldet, so werden die Kundendaten aus dem Kundenstamm im Belegkopf (DOCUMENT) automatisch mit abgespeichert:

• Code
• Titel
• Vorname
• Nachname
• Adresse

Damit stehen diese Daten im Beleg zur Verfügung. Alle kundenorientierten Auswertungen beziehen sich auf diese Daten im Beleg und sind somit vom Inhalt des Kundenstammes unabhängig. Die Belegdaten enthalten damit den aktuellen Informationsstand zum Zeitpunkt der Belegerfassung.

Tätigkeiten

Anmelden des Kunden im Kassenprogramm

Die Anmeldung eines Kunden im Kassenprogramm kann – je nach Identifikation des Kunden – auf verschiedene Arten erfolgen (siehe auch Bedienung Kassa).

Beim Erfassen eines Beleges im Kassenprogramm kann oder Muss – je nach Belegart – ein Kunde angemeldet werden.

Belegart	Kunde
Kassenbon	kann angemeldet werden
Faktura	muss angemeldet werden
Lieferschein	muss angemeldet werden
Bestellung	muss angemeldet werden
Kassentransaktion	keine Kundenanmeldung

Weiters ist eine Kundenanmeldung bei den Zahlungsarten Kredit und Lastschrift erforderlich.

Anmelden mit Kundencode

Ein Kunde kann durch Eingabe des Kundencodes und Drücken der entsprechenden Taste (je nach Konfiguration) angemeldet werden.

Anmelden mit Kundenauswahlliste

Ein Kunde kann durch Auswahl aus der Kundenliste angemeldet werden. Die Kundenliste kann nach Code, Name, etc. sortiert werden. Es kann nach Kunden gesucht werden. Die Kundenanmeldung erfolgt durch Drücken der Enter-Taste.

Anmelden mit Scannen des Barcodes auf der Kundenkarte

Ein Kunde kann durch Scannen des Barcodes auf der Kundenkarte angemeldet werden.

Anzeige der Kundeninfo im Kassenprogramm

Aus der Kundenliste kann durch Drücken der konfigurierten Taste die Kundeninfo zum Kunden aufgerufen werden. In der Kundeninfo werden folgenden Kundeninformationen angezeigt:

• Name und Adresse
• Merkmale
• Limits
• Einkäufe

Kunden verwalten

Die Verwaltung der Kundendaten erfolgt mit dem Verwaltungsprogramm KUNDEN.

Suchen und Auswählen von Kundeninformationen

Das Verwaltungsprogramm KUNDEN enthält eine Funktion zum Suchen, Sortieren und Auswählen von Kundenstammsätzen. Es kann nach allen angezeigten Feldern gesucht, ausgewählt und/oder sortiert werden.

Ändern von Kundeninformationen

Das Ändern von Kundeninformationen (z.B. neue Adresse) geschieht ebenfalls im Verwaltungsprogramm KUNDEN.

Nach der Auswahl (siehe oben) des Kunden, können die Daten mit der Funktion Bearbeiten/Ändern gepflegt werden.

Ändern von Kundeninformationen im Kassenprogramm

Die Funktion Kundenverwaltung kann auch vom Kassenprogramm aufgerufen werden (siehe Bedienung Kassa - Neuer Kunde). Damit erscheint am Bildschirm das Kundenformular und kann – genau wie im Modul Administration – verwendet werden.

Kundenberichte

Das Verwaltungsprogramm KUNDEN enthält eine Funktion zum Drucken von Kundenberichten. Die Berichte können aus der angezeigten Liste ausgewählt werden. Die Berichte werden am Standarddrucker ausgedruckt und sind grundsätzlich A4-Berichte. Es werden auf den Berichten die ausgewählten Kundenstammsätze in der ausgewählten Sortierung ausgedruckt.

Kundenadressen

Die Kundenadressliste enthält die Kundenadressen mit einer Adresse pro Zeile.

Die Kundenadressliste eignet sich besonders für das Exportieren in andere Dateiformate, z.B. in Word für Serienbriefe oder in Excel.

Die Kundenliste

Die Kundenliste enthält die wesentlichen Kundendaten in Listenform.

Die Kundenliste ist eine kurze tabellarische Aufstellung der wichtigsten Daten pro Kunde.

Die Kundentelefonliste

Die Telefonliste enthält die Kundennamen, Adressen und Telefonnummern der ausgewählten Kunden.

Die Telefonliste eignet sich als schnell zugängliches Telefonverzeichnis und kann beispielsweise als Grundlage für eine Marketingaktion dienen.

Die Kundenanlage

Die Kundenanlage kann auf 3 verschiedene Arten erfolgen:

• Anlage mit dem Verwaltungsprogramm KUNDEN
• Anlage im Kassenprogramm
• Übernahme von Kundendaten aus einem anderen Programm

Kundenanlage im Verwaltungsprogramm

Die Anlage im Verwaltungsprogramm erfolgt durch Auswählen der Funktion Bearbeiten/Neu:

Der Kundencode wird entweder

• automatisch aus einem Nummernkreis vorgeschlagen oder
• falls kein Nummernkreis gesetzt wurde, frei eingegeben

Für bestimmte Felder wird ein Defaultwert vom Programm automatisch gesetzt.

Nach der Eingabe aller gewünschten Informationen ist mit der Funktion OK (Enter) abzuschließen.

Kundenanlage im Kassenprogramm

Im Kassenprogramm können Kunden über die Funktion "Neuer Kunde" angelegt werden.

Es erscheint die gleiche Maske wie im Administrationsprogramm, die Kundenanlage erfolgt analog zu Punkt Kundenanlage im Verwaltungsprogramm.

Übernahme der Kundendaten von anderen Programmen

Mit Hilfe des Stammdaten-Imports können Kundendaten auch aus anderen Programmen übernommen werden.

Kundendaten löschen

Das Löschen von Kundendaten kann auf 3 verschiedene Arten erfolgen:

• Löschen einzelner Kunden im Verwaltungsprogramm KUNDEN
• Löschen durch Übernahme von Löschinformationen aus einem anderen Programm
• Löschen aller Kundendaten

Löschen einzelner Kunden

Das Löschen einzelner Kundensätze geschieht im Verwaltungsprogramm KUNDEN durch Auswählen der Funktion Bearbeiten/Löschen.

Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Datensatz gelöscht.

Löschen durch Übernahme von Löschinfos aus anderen Programmen

Mit Hilfe des Stammdaten-Imports können Kundendaten auch auf Grund von Löschinformationen aus anderen Programmen gelöscht werden.

Löschen aller Kundendaten

Das spezielle Programm Löschen der Kundendaten im Menü Export/Import löscht alle Kundendaten in einem Durchgang. Dies ist eine umfangreiche Operation, die üblicherweise nur beim Neuaufbau von Datenbeständen verwendet wird.

Kundendaten exportieren

Das Exportieren von Kundendaten kann auf 2 verschiedene Arten erfolgen:

• Export unter Verwendung der Exportschnittstelle
• Export eines Berichtes in ein anderes Format.

Export unter Verwendung der Exportschnittstelle

Mit Hilfe des Stammdaten-Exports können die Kundendaten in ein ASCII-Format exportiert werden.

Export eines Berichtes in ein anderes Format

Jeder Bericht kann nicht nur am Drucker ausgegeben werden, sondern auch in unterschiedliche andere Dateiformate exportiert werden.

Besonders geeignet dazu ist die

• Kunden-Adressliste

Kundenkarten

ViPOS Pro bietet die Möglichkeit, Kundenkarten zu verwenden. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob die Kundenkarten von einer Produktionsfirma (z.B. Druckerei) geliefert werden oder selbst im Haus erstellt werden.

Verwenden von Kundenkarten

Entscheidend für das Verwenden von Kundenkarten ist die Art und Weise, wie der Kunde auf der Karte "elektronisch" identifiziert werden kann.

Dazu stehen grundsätzlich 2 Möglichkeiten zur Verfügung:

• Identifikation über Barcode
• Identifikation über einen Code auf einem Magnetstreifen.

Bei der Identifikation über Barcode wird die Kundenkarte mit einem Scanner gelesen. Bei der Identifikation über einen Magnetkartenstreifen ist ein Magnetkartenleser (MCR) notwendig.

Ausstellen von Kundenkarten

ViPOS Pro ermöglicht das Ausstellen von Kundenkarten aus dem Verwaltungsprogramm KUNDEN. Dazu wird der Bericht "Kundenkarten" verwendet. Als Druckmedium kann z.B. ein entsprechendes Etikettenpapier am Seitendrucker eingesetzt werden.

Auf der Kundenkarte wird der Kartencode des Kunden als Barcode zusammen mit dem Kundennamen aufgedruckt.

Erstellen von Kundenmailings

Das Produzieren von Kundenmailings wird durch folgende Funktionen unterstützt:

• Auswahl von Adressen aus der Kundendatenbank nach unterschiedlich kombinierbaren Kriterien
• Produktion von Adressetiketten
• Übernahme der ausgewählten Kundendaten in ein Serienbriefprogramm (z.B. Word)

Auswählen von Kunden für eine Mailingaktion

Das Auswählen von Kunden für ein Mailing geschieht im Verwaltungsprogramm KUNDEN durch die Funktion Auswählen. Dabei können auch mehrere Kriterien kombiniert werden (z.B. Stadt und Geburtsmonat für einen Geburtstagsgruß an alle Salzburger).

Die ausgewählten Kundendaten können dann zum

• Drucken von Adressetiketten oder/und
• zum Beschicken eines Serienbriefprogramms mit einer Mailingdatei verwendet werden

Erstellen einer Mailingdatei

Eine Mailingdatei wird am einfachsten unter Verwendung des Berichtes Kundenadressen erstellt. Dabei wird der Bericht nicht (nur) am Drucker gedruckt, sondern auch in ein – für das Mailingprogramm – passendes Format exportiert (z.B. Word für einen Word-Serienbrief).

Produktion von Adressetiketten

Die Produktion von Adressetiketten geschieht mit dem Bericht Adressetiketten. Es ist sinnvoll, die Etiketten z.B. nach PLZ sortiert zu drucken, um den Versand der Briefe zu erleichtern.

Zum Ausdruck der Etiketten ist ein Etikettenpapier am Seitendrucker zu verwenden.