Handbuch-Filialorganisation

Einleitung

Das vorliegende Dokument beschreibt die Möglichkeiten der Organisation von Filialen, Abteilungen und Kassen innerhalb des Unternehmens und die Pflege der Personalstammdaten.

Das Dokument ist dabei in 2 Teile gegliedert:

Teil 1 Grundlagen enthält die der Filialorganisation zu Grunde liegenden Datenstrukturen und die verfügbaren Verwaltungsprogramme.

Teil 2 Tätigkeiten gibt in Form von Checklisten an, welche Daten bei typischen Organisationserweiterungen (neue Filialen, neue Kassen, etc.) in welcher Reihenfolge anzulegen oder zu aktualisieren sind.

Grundlagen

Die Datenstruktur von ViPOS Pro erlaubt eine Einteilung des Marktes/Filiale in mehrere (jedoch zumindest eine) Abteilungen. Jede Kassa ist genau einer Abteilung zugeordnet.

Beispiel

Dieses Schema ist auch im Datenmodell verankert:

Es ergeben sich daher folgende Regeln:

• Der Firmencode (COMCode) ist eindeutig über das gesamte Unternehmen.
• Der Marktcode (MARCode) ist eindeutig über das gesamte Unternehmen.
• Der Abteilungscode (DEPCode) ist eindeutig über das gesamte Unternehmen.
• Der Kassencode (POSCode) ist eindeutig über das gesamte Unternehmen.
• Jede Kassa ist genau einer Abteilung zugeordnet.
• Jede Abteilung ist genau einem Markt zugeordnet.
• Jeder Markt ist genau einer Firma zugeordnet.

Firma, Länder, Marktgruppen und Märkte

Firmenstammsatz (Data Dictionary: COMPANY)

Der Firmenstammsatz wird mit dem Verwaltungsprogramm "Firma" im Menü "Firma" gepflegt.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Code	Der eindeutige Code der Firma
Pflicht	Kurzbezeichnung	Die Kurzbezeichnung der Firma
Pflicht	Bezeichnung	Die eindeutige Bezeichnung der Firma
	Adresse	Die Adressdaten werden beim Belegdruck verwendet.
Pflicht	Straße	Die Straßenbezeichnung
Pflicht	Land	Das Land in Kurzform (z.B. "A")
Pflicht	PLZ	Die Postleitzahl
Pflicht	Ort	Der Ort
Pflicht	Staat	Die Staatenbezeichnung in Langform (z.B. "Österreich")
Pflicht	Telefon	Die Telefonnummer
	ISDN	Die ISDN-Nummer
	Fax	Die Fax-Nummer

Folgende Daten können auf den weiteren Formularen gepflegt werden:

Bezeichnung	Beschreibung
Bankverbindung	Die Bankverbindung wird beim Lastschriftverfahren verwendet.
Bankleitzahl	Die Bankleitzahl
Bankbezeichnung	Die Bezeichnung der Bank
Kontonummer	Die Geschäftskontonummer bei der Bank
Weitere Daten
Handelsreg.-Nr.	Die Handelsregisternummer
DVR-Nr.	Die Datenverarbeitungs-Register-Nummer
UID-Nr.	Die Umsatzsteuernummer (UID)
ARA-Nr.	Die ARA-Lizenznummer
Lieferantenstamm erforderlich	"Ja" bedeutet, dass Lieferantenbestellungen nur bei Lieferanten mit vorhandenen Stammdaten möglich sind.
Artikel nur von Lieferant	"Ja" bedeutet, dass bei Lieferantenbestellungen bei der Artikelauswahl nur die Artikel mit diesem Lieferanten im Artikelstamm angeboten werden.

Länder (Data Dictionary: NATION)

Die Länderstammdaten werden mit dem Verwaltungsprogramm "Länder" im Menü "Firma" gepflegt.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Code	Der eindeutige Code des Landes
Pflicht	Bezeichnung	Die Bezeichnung des Landes

Marktgruppenstamm (Data Dictionary: MARKETGRP)

Der Marktgruppenstamm wird mit dem Verwaltungsprogramm "Marktgruppen" im Menü "Firma" gepflegt.
Es ist zumindest eine Marktgruppe ("Default") anzulegen.

Das Anlegen mehrerer Marktgruppen ist erforderlich falls:

• für unterschiedliche Filialen unterschiedliche Preise oder Konditionen gepflegt werden sollen oder
• das Personal bestimmten Marktgruppen zugeordneten werden soll.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Code	Der eindeutige Code der Marktgruppe
Pflicht	Bezeichnung	Die Bezeichnung der Marktgruppe
Pflicht	Land	Die Zuordnung der Marktgruppe zum Land Die Umrechnungskurse der Währungen werden je Land geführt. Über die Marktgruppe ist jede Kassa eindeutig einem Land zugeordnet.
Pflicht	Sprache	Die Zuordnung der Marktgruppe zur Sprache Über die Marktgruppe ist jede Kassa eindeutig einer Sprache zugeordnet. Diese Sprache wird beim Einstieg für die Darstellung der Oberfläche benutzt und kann später vom Anwender geändert werden.

Folgende Daten können auf den weiteren Formularen gepflegt werden:

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
	Währungen
Pflicht	Kassenwährung 1	Der Code der bis zum "Gültig ab" gültigen Kassenwährung
	Text	Der Textblock, der bei Verwendung der Kassenwährung 1 am Bonende gedruckt wird.
	Kassenwährung 2	Der Code der ab "Gültig ab" gültigen Kassenwährung.
	Text	Der Textblock, der bei Verwendung der Kassenwährung 2 am Bonende gedruckt wird.
	Gültig ab	Der Zeitpunkt, ab dem die Kassenwährung 2 gilt.
	Konditionen
	Anzahl man. Konditionen pro Belegzeile	Festlegung, wie viele manuelle Konditionen je Belegzeile erlaubt sind.
	Mehrere Positionsrabatte erlaubt	Festlegung, ob nach automatischer Positionskondition zusätzlich manuelle Positionskonditionen erlaubt sind.
	Belegrabatt nach Positionsrabatt erlaubt	Festlegung, ob nach automatischer Belegkondition zusätzlich eine manuelle Belegkondition erlaubt ist.

Marktstamm (Data Dictionary: MARKET)

Die Marktstammdaten werden mit dem Verwaltungsprogramm "Märkte" im Menü "Firma" gepflegt.
Pro Filiale ist ein Marktstammsatz anzulegen.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Code	Der eindeutige Code des Marktes
Pflicht	Kurzbezeichnung	Die Kurzbezeichnung des Marktes
Pflicht	Bezeichnung	Die eindeutige Bezeichnung des Marktes
Pflicht	Marktgruppe	Die Marktgruppe, der der Markt zugeordnet ist
Pflicht	Leiter	Der verantwortliche Marktleiter
	Adresse	Die Adressdaten werden beim Belegdruck verwendet.
Pflicht	Straße	Die Straßenbezeichnung
Pflicht	Land	Das Land in Kurzform (z.B. "A")
Pflicht	PLZ	Die Postleitzahl
Pflicht	Ort	Der Ort
Pflicht	Staat	Die Staatenbezeichnung in Langform (z.B. "Österreich")
Pflicht	Telefon	Die Telefonnummer
	Fax	Die Fax-Nummer

Abteilungen und Kassen

Abteilungsstamm (Data Dictionary: DEPART)

Die Abteilungsstammsätze werden mit dem Verwaltungsprogramm "Abteilungen" im Menü "Firma" gepflegt.
Pro Markt/Filiale ist zumindest eine Abteilung anzulegen.
Auf den Abteilungsstammsätzen werden die Texte für den Kassenbelegdruck gepflegt.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Code	Der eindeutige Code der Abteilung
Pflicht	Kurzbezeichnung	Die Kurzbezeichnung der Abteilung
Pflicht	Bezeichnung	Die eindeutige Bezeichnung der Abteilung
Pflicht	Markt	Der Markt, dem die Abteilung zugeordnet ist
	Leiter	Der verantwortliche Abteilungsleiter
	Adresse	Die Adressdaten werden beim Belegdruck verwendet.
	Straße	Die Straßenbezeichnung
	Land	Das Land in Kurzform (z.B. "A")
	PLZ	Die Postleitzahl
	Ort	Der Ort
	Staat	Die Staatenbezeichnung in Langform (z.B. "Österreich")
	Telefon	Die Telefonnummer
	Fax	Die Fax-Nummer

Folgende Daten können auf den weiteren Formularen gepflegt werden:

Bezeichnung	Beschreibung
FIBU-Daten
Kostenstelle der Abteilung	Der Kostenstellencode der Abteilung
Stornofrist für Belege der Abteilung	Die Stornofrist in Tagen für Belege der Abteilung
RE/LS-Texte	Die Kopf- und Fußtexte werden durch einen Textcode angegeben und im Verwaltungsprogramm Texte gepflegt.
Rechnungskopf	Der Textcode des Textes im Rechnungskopf.
Rechnungsfuß	Der Textcode des Textes im Rechnungsfuß.
Lieferscheinkopf	Der Textcode des Textes im Lieferscheinkopf.
Lieferscheinfuß	Der Textcode des Textes im Lieferscheinfuß.
BE/KT-Texte	Die Kopf- und Fußtexte werden durch einen Textcode angegeben und im Verwaltungsprogramm Texte gepflegt
Bestellkopf	Der Textcode des Textes im Bestellkopf.
Bestellfuß	Der Textcode des Textes im Bestellfuß.
Kassentrans.-Kopf	Der Textcode des Textes im Kassentransaktionskopf.
Kassentrans.-Fuß	Der Textcode des Textes im Kassentransaktionsfuß.
Zeitgest. Texte
Kassenstart	Der Textcode des Begrüßungstextes für das Kunden-Display beim Kassenstart.
Leerlauftext	Der Textcode des Anzeigetextes für Leerlaufzeiten nach Kassenstart.
Anzeige nach xx Sekunden ohne Eingabe	Die Anzahl der Sekunden für die Leerlaufzeit, ab der der Leerlauftext angezeigt wird.

Kassenstamm (Data Dictionary: POS)

Die Kassenstammdaten werden mit dem Verwaltungsprogramm "Kassen" im Menü "Firma" gepflegt. Pro Kassa ist ein Kassenstammsatz anzulegen.
Im Kassenstammsatz werden der Kassentyp und der der Kassa zugeordnete Belegnummernkreis für die fortlaufende Bonnummer gepflegt.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Type	Der Kassentyp gibt an, welches Layout und welche Funktionsbelegung an dieser Kassa verwendet werden.
Pflicht	Code	Der eindeutige Code der Kassa
Pflicht	Kurzbezeichnung	Die Kurzbezeichnung der Kassa
Pflicht	Bezeichnung	Die eindeutige Bezeichnung der Kassa
Pflicht	Abteilung	Die Abteilung, der die Kassa zugeordnet ist
Pflicht	BonNrKreis	Der Nummernkreis für Kassenbons an dieser Kassa
Pflicht	Ladenanzahl	Die Anzahl der verwendeten Kassenladen
	Bankomat	Die Bankomatparameter werden beim Abschluss eines BK-Terminals benötigt.

Personal

Personalstamm (Data Dictionary: STAFF)

Die Personalstammdaten werden mit dem Verwaltungsprogramm "Personal" im Menü "Firma" gepflegt.

Die Personalstammdaten müssen für folgenden Mitarbeiter je einen Datensatz enthalten:

• Kassiere
• Verkäufer
• Mitarbeiter mit Berechtigung in den Verwaltungsprogrammen

Im Personalstammsatz werden (unter anderem) die Verkaufsberechtigung, die Berechtigungsstufe für Kassenfunktionen, das Passwort und die Berechtigungsgruppe für Verwaltungsfunktionen gepflegt.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Code	Der eindeutige Code der Kassa
	Titel	Titel
Pflicht	Vorname	Vorname
Pflicht	Nachname	Nachname
	Funktion	Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen
Pflicht	Geschlecht	Geschlecht
	Kurzname	Kurzname

Folgende Daten können auf den weiteren Formularen gepflegt werden:

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
	Weitere Daten
Pflicht	Kassierberechtigung	Berechtigungsstufe für das Kassenprogramm
Pflicht	Verwaltungsberechtigung	Rechtegruppe für die Verwaltungsprogramme
	Kartennummer	Nummer einer Personalkarte
Pflicht	VKBerechtigt	Der Mitarbeiter darf mit ViPOS registrieren
	Geburtsdatum	Geburtsdatum
Pflicht	Eintrittsdatum	Eintrittsdatum
	Austrittsdatum	Austrittsdatum
	angemeldet	Ist der Kassier angemeldet?
	an Kasse	An dieser Kasse ist der Kassier angemeldet
Pflicht	Passwort	Passwort für die Kassieranmeldung
	Call-Nr	Nebenstellennummer
	Pager-Nr	Rufnummer für Pager
	Adresse
	Straße	Die Straßenbezeichnung
Pflicht	Land	Das Land in Kurzform (z.B. "A")
Pflicht	PLZ	Die Postleitzahl
	Ort	Der Ort
	Staat	Die Staatenbezeichnung in Langform (z.B. "Österreich")
	Telefon	Die Telefonnummer
	Fax	Die Fax-Nummer
	Bank
	Bankleitzahl	Bankleitzahl
	Bankbezeichnung	Bankbezeichnung
	Bankkonto	Bank Kontonummer
	EC-Karte	EC-Kartennummer
	Bankomat
Pflicht	Personal-ID	Personalnummer für Bankomat-Transaktionen (0…99)
	Marktgruppe	Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Marktgruppe
	Lager	Siehe Logistik
	Lagercode	Lagercode des Personallagers
	Markt	Markt des Personallagers
	Abteilung	Abteilung des Personallagers

Personalzeittypenstamm (Data Dictionary: STAFFTRANS)

Die Personalzeittypenstammdaten werden mit dem Verwaltungsprogramm "Personalzeittypen" im Menü "Firma" gepflegt.

Pflichtfeld	Bezeichnung	Beschreibung
Pflicht	Code	Code
Pflicht	KurzBez	Kurzbezeichnung
Pflicht	Bezeichnung	Bezeichnung
Pflicht	Type	"Kommen" oder "Gehen"

Tätigkeiten

Anlegen Firmenstamm und Marktgruppen

ViPOS Pro wird mit genau einem Firmenstammsatz ausgeliefert. Dieser kann weiterverwendet werden. Es darf immer nur ein Firmenstammsatz angelegt sein.
ViPOS Pro wird mit (genau) einem Marktgruppenstammsatz ausgeliefert. Es können jederzeit neue Marktgruppen angelegt werden.

Ändern Firmenstammdaten

Es können alle Firmenstammdaten außer dem Firmencode geändert werden.
Der Firmencode kann nur geändert werden, falls noch keine Markt-, Abteilungs- oder Kassendaten angelegt wurden. In diesem Fall müssen zuerst alle Markt-, Abteilungs- und Kassendaten, die dieser Firma zugeordnet sind, gelöscht werden.

Ändern Marktgruppendaten

Die Bezeichnung von Marktgruppen kann jederzeit geändert werden.
Der Marktgruppencode kann nur geändert werden, falls noch keine Preis-, Konditions- oder Personaldaten auf die Marktgruppe verweisen.
Die Marktgruppe kann nur gelöscht werden, falls noch keine Preis-, Konditions- oder Personaldaten auf die Marktgruppe verweisen.

Anlegen eines neuen Marktes (Filiale)

Beim Anlegen einer neuen Filiale sind folgenden Schritte notwendig:

Voraussetzungen:

• Gepflegte Firmendaten
• Gepflegte Marktgruppendaten
• Gepflegte Personaldaten
• Gepflegte Textdaten

Tätigkeiten:

• Erfassen eines Marktstammsatzes
• Erfassen eines Abteilungsstammsatzes

Ändern von Marktdaten

Es können alle Markstammdaten außer dem Marktcode geändert werden.
Der Marktcode kann nur geändert werden, falls noch keine Abteilungs- oder Kassendaten angelegt wurden. In diesem Fall müssten zuerst alle Abteilungs- und Kassendaten, die diesem Markt zugeordnet sind, gelöscht werden.

Ändern von Abteilungsdaten

Es können alle Abteilungsstammdaten außer dem Abteilungscode geändert werden.
Der Abteilungscode kann nur geändert werden, falls noch keine Kassendaten angelegt wurden. In diesem Fall müssten zuerst alle Kassendaten, die dieser Abteilung zugeordnet sind, gelöscht werden.

Anlegen einer neuen Kassa

Beim Anlegen einer neuen Kassa sind folgende Schritte notwendig:

Voraussetzungen:

• Gepflegte Marktdaten
• Gepflegte Abteilungsdaten
• Gepflegte Personaldaten
• Gepflegte Nummernkreise

Tätigkeiten:

• Anlegen eines Kassenstammsatzes

Ändern von Kassendaten

Es können alle Kassenstammdaten geändert werden.

• Eine Änderung des Kassencodes muss auch in der Registry des Kassen-PCs berücksichtigt werden.
• Eine Änderung der Nummernkreise bewirkt beim Kassenprogramm eine andere Nummerierung der Belege.

Der Marktcode kann nur geändert werden, falls noch keine Abteilungs- oder Kassendaten angelegt wurden. In diesem Fall müssten zuerst alle Abteilungs- und Kassendaten, die diesem Markt zugeordnet sind, gelöscht werden.

Anlegen eines neuen Personalstammsatzes

Voraussetzungen:

• Gepflegte Berechtigungsstufen
• Gepflegte Berechtigungsgruppen

Tätigkeiten:

• Anlegen eines Personalstammsatzes

Ändern von Personaldaten

Es können alle Personalstammdaten außer dem Personalcode geändert werden.
Der Personalcode kann nur geändert werden, falls der Mitarbeiter keiner Marktgruppe zugeordnet wurde. In diesem Fall ist zuerst die Marktgruppen-Zuordnung zu löschen.

Anlegen und Ändern von Personalzeittypen

Personalzeittypen können nach Belieben angelegt und geändert werden.