Handbuch-Inventur
Einleitung
Das Handbuch zur Inventur enthält alle in ViPOS Pro realisierten Funktionen und Abläufe zur Durchführung von Inventuren in den Filialen.
Das Handbuch gliedert sich in 2 Teile:
Im Teil "Grundlagen" wird der grundsätzliche Ablauf einer Inventur beschrieben. Die wichtigsten Stationen und Begriffe einer Inventur werden genau erklärt. Die bei der Inventur verwendeten Daten in der Datenbank werden beschrieben. Schließlich ist eine komplette Aufstellung der in ViPOS Pro integrierten Programme, Funktionen, Schnittstellen und Berichte enthalten.
Der Teil "Tätigkeiten" besteht aus der schrittweisen Beschreibung der einzelnen Tätigkeiten bei der Durchführung der Inventur. Beginnend mit der Anlage einer Inventur bis zum Verbuchen und Löschen werden die einzelnen Abläufe anhand eines Beispiels angegeben.
Grundlagen
Inventurverfahren
Die Inventur in einem Markt/Filiale hat zum Ziel, einen genauen Ist-Bestand der auf Lager befindlichen Ware zu erheben, daraus die Inventurdifferenzen zu errechnen und – schließlich – den erhobenen Ist-Bestand als Soll-Bestand zu verbuchen.
Dabei können mehrere Inventurverfahren angewendet werden:
Stichtagsinventur
Bei der Stichtagsinventur werden alle Artikel in der Filiale an einem Stichtag zur Inventur gebracht.
Gleitende Inventur
Bei der gleitenden Inventur werden die geleisteten Artikel während des Jahres zu beliebigen Zeitpunkten zur Inventur gebracht. Dabei ist die gleitende Inventur so zu organisieren, dass jeder Artikel innerhalb eines Jahres zumindest einmal zur Inventur gebracht wird.
Teilinventur
Bei der Teilinventur werden zu bestimmten Zeitpunkten Gruppen von Artikeln zur Inventur gebracht. Auch hier müssen alle Artikel innerhalb eines Jahres zumindest einmal zur Inventur gebracht werden.
Inventur nach Inventurvorschlag
Beim Einsatz eines zentralen Warenwirtschaftssystems kann eine Inventur in der Filiale durch das zentrale Warenwirtschaftssystem vorgeschlagen werden. Dabei werden vom zentralen Warenwirtschaftssystem die zur Inventur zu bringenden Artikel fest vorgegeben.
Wesentliche Teile einer Inventur
Alle Inventurverfahren haben gemeinsam, dass die Inventurwerte (Soll, Ist, Differenz) der zu erhebenden Artikelbestände auf einen bestimmten Zeitpunkt bezogen werden (Inventur per...). Da im Einzelhandel eine Schließung einer Filiale "wegen Inventur" nicht erwünscht ist, muss die Inventur auch während des Verkaufsbetriebes erfolgen können. Damit ist der Inventurvorgang jedoch so zu gestalten, dass auch während der Aufnahme Warenbewegungen (Verkäufe, Lieferungen) erfolgen können.
Die nachfolgenden Begriffe sind daher wesentliche Teile der Inventur.
Abgrenzungszeitpunkt
Der Abgrenzungszeitpunkt ist jener Zeitpunkt, auf den die Inventurbewertung bezogen wird (z.B. Inventur per 12.Januar 2021, 8:00 Uhr). Zum Abgrenzungszeitpunkt müssen daher die aktuellen Soll-Bestände vermerkt werden.
Soll-Bestand zum Abgrenzungszeitpunkt
Der Soll-Bestand zum Abgrenzungszeitpunkt ist – pro Artikel – genau jene Menge die in der Datenbank als Bestand vermerkt ist.
Abgrenzung
Die Abgrenzung wird zum Abgrenzungszeitpunkt durchgeführt und speichert den Soll-Bestand zum Abgrenzungszeitpunkt in die Inventurtabelle ab. Die Inventur hat damit begonnen.
Zählung, Zeitpunkt der Zählung
Zu einem beliebigen Zeitpunkt nach der erfolgten Abgrenzung kann die Zählung des Bestandes erfolgen.
Ist-Bestand (Zählbestand)
Der gezählte Bestand (Ist-Bestand) wird zusammen mit dem Zählzeitpunkt in der Inventurtabelle vermerkt.
Soll-Bestand zum Zeitpunkt der Zählung
Gleichzeitig mit der Erfassung und Speicherung des Ist-Bestandes wird der zu diesem Zeitpunkt gespeicherte Soll-Bestand ebenfalls in der Inventurtabelle vermerkt.
Inventurdifferenz
Mit den oben angegebenen Werten ist daher folgende Rechnung möglich:
| Zeitpunkt | Soll-Bestand | Ist-Bestand | Differenz | |
|---|---|---|---|---|
| Abgrenzung | 12. Januar 2021, 08:00 Uhr | 12 Stk | 11 Stk | -1 Stk |
| Zählung | 13. Januar 2021, 13:05 Uhr | 9 Stk | 8 Stk | -1 Stk |
Es wurden 8 Stück gezählt. Zwischen Abgrenzung und Zählung wurden 3 Stück verkauft, die Inventurdifferenz beträgt somit minus 1 Stück (Fehlbestand).
Verbuchung der Inventurdifferenz
Nach Abschluss aller Zählungen kann die Inventur verbucht werden. Dabei wird die errechnete Inventurdifferenz (positiv oder negativ) auf den Artikelbestand angewendet (hinzugezählt oder abgezogen) und zur Protokollierung ein Inventurbeleg erzeugt.
| Zeitpunkt | Soll-Bestand | Ist-Bestand | Differenz | |
|---|---|---|---|---|
| Verbuchung | 14. Januar 2021, 18:00 Uhr | 5 Stk | 4 Stk | -1 Stk |
Regeln
Eine Inventur bezieht sich immer auf genau ein Lager in einem Markt.
Es können (in einem Markt) mehrere Inventuren gleichzeitig durchgeführt werden (z.B. über verschiedene Warengruppen).
Inventurablauf
Der Inventurablauf ist durch aufeinanderfolgende Schritte bestimmt. Nach jedem Schritt erhält die Inventur einen bestimmten Status.
Der Zeitpunkt der Durchführung der einzelnen Schritte ist frei wählbar, solange die Reihenfolge erhalten bleibt.
Wesentlich für die Inventurauswertungen ist einzig und allein der Zeitpunkt der Inventurabgrenzung.
| Inventurschritt | Status der Inventur | Beschreibung |
|---|---|---|
| Anlegen der Inventur | Offen | Es ist ein Inventurkopfsatz anzulegen und das Lager auszuwählen. |
| V | ||
| Auswählen der Artikel zur Inventur | Offen | Es sind die Artikel, die zur Inventur gebracht werden sollen auszuwählen (alle/bestimmte) |
| V | ||
| ABGRENZUNG | Abgegrenzt | Der Soll-Bestand der ausgewählten Artikel wird in den Inventursätzen gespeichert. |
| V | ||
| Zählen und Ist-Bestand erfassen | Abgegrenzt | Die Artikel werden mittels Zählliste oder MDE-Gerät gezählt; der Ist- Bestand wird gespeichert. Gleichzeitig wird auch der Soll-Bestand zum Zeitpunkt der Zählung gespeichert. |
| V | ||
| Korrigieren | Abgegrenzt | Die erfassten Ist-Daten können korrigiert werden, solange die Inventur nicht gesperrt ist. |
| V | ||
| Sperren | Gesperrt | Die Inventur wird gesperrt. Es können keine Ist-Bestands-Erfassungen mehr durchgeführt werden. |
| V | ||
| VERBUCHEN | Verbucht | Die Differenz zwischen Ist- und Soll-Bestand wird als Inventurdifferenz am Lagerbestand des Artikels verbucht. Die Inventur ist abgeschlossen. |
Inventurdaten (Data Dictionary: INV, INVPOS)
Die Inventurdaten werden in der ViPOS-Datenbank in 2 Tabellen gespeichert:
Der Inventurkopf (INV) existiert pro Inventur einmal und enthält den Inventurcode, den Markt, das Lager und allfällige Selektionsbeschreibung.
Die Inventurpositionen (INVPOS) existieren für jeden zur Inventur ausgewählten Artikel zumindest einmal und enthalten die Soll- und Ist-Bestandswerte.
Inventurprogramme in ViPOS Pro
Alle Inventurfunktionen sind im Administrationsprogramm von ViPOS Pro im Menü "Lager" in 2 Programmen zusammengefasst:
| Programm | Beschreibung | Dokumentation |
|---|---|---|
| Inventur bearbeiten | Das Programm dient zum Anlegen einer Inventur, zum Abgrenzen einer Inventur, zum Auswählen der zur Inventur gelangenden Artikel, zur Erfassung der Zählbestände. | Dieses Dokument |
| Inventur verbuchen | Das Programm dient zum Buchen der abgeschlossenen Inventur | Dieses Dokument |
Die beiden Programme können auf Wunsch unterschiedlichen Benutzergruppen zugeordnet werden, so dass z.B. die Verbuchung der Inventur erst nach vorheriger Kontrolle durch einen autorisierten Mitarbeiter erfolgen kann.
Inventur Bearbeiten
Das Programm Inventur Bearbeiten verwendet die Datenbestände Inventurkopf (INV) und Inventurpositionen (INVPOS).
| Programm | Button | Beschreibung |
|---|---|---|
| Inventur | F1 – Abgrenzen | Eine offene Inventur wird abgegrenzt |
| Inventur | F3 – Sperren | Eine abgegrenzte Inventur wird gesperrt |
| Inventur | Anlegen | Eine neue Inventur wird angelegt |
| Inventur | Löschen | Eine verbuchte Inventur kann gelöscht werden |
| Inventurpositionen | F1 – Erfassen | Inventurpositionen können frei erfasst werden |
| Inventurpositionen | Löschen | Inventurpositionen können gelöscht werden |
| Inventurpositionen | F5 – Selektion | Artikel zur Inventur können ausgewählt werden |
| Inventurpositionen | F6 – Ist-Erfassung | Der gezählte Bestand kann erfasst werden |
| Inventurpositionen | F7 – Fehl-Ist = 0 | Alle nicht erfassten Positionen werden auf Sollbestand 0 gesetzt |
| Inventurpositionen | F8 – Fehl-Ist = Soll | Alle nicht erfassten Positionen werden auf Sollbestand = Istbestand gesetzt |
| Berichte | Zählliste | Eine Zählliste wird gedruckt |
| Berichte | Differenzliste | Eine Inventurdifferenzliste wird gedruckt |
| Berichte | Inventurliste | Eine Liste der Inventuren wird gedruckt |
| Berichte | Inventurbelege | Der Inventurbeleg der Inventur wird gedruckt |
Inventur Buchen
Das Programm Inventur Buchen verwendet die Datenbestände Inventurkopf (INV) und Inventurpositionen (INVPOS) und erzeugt Inventurbelege (DOCUMENT, DOCJOUR).
| Programm | Button | Beschreibung |
|---|---|---|
| Inventur | F2 – Öffnen | Eine gesperrte Inventur wird wieder geöffnet |
| Inventur | F3 – Sperren | Eine abgegrenzte Inventur wird gesperrt |
| Inventur | F4 – Buchen | Eine gesperrte Inventur wird verbucht |
| Berichte | Inventurbeleg | Der Inventurbeleg der Inventur wird gedruckt |
Tätigkeiten
Das Anlegen einer Inventur geschieht durch Neuanlage des Inventurkopfes im Programm "Inventur bearbeiten".
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Pflicht | Code | Der Inventurcode ist das eindeutige Merkmal der Inventur und kann frei vergeben werden |
| Markt | Der Markt wird vorgeschlagen und ist zu bestätigen | |
| Abteilung | Die Abteilung wird vorgeschlagen und ist zu bestätigen | |
| Pflicht | Lager | Das Lager ist auszuwählen. Es werden alle Lager der Abteilung vorgeschlagen |
| Info | Ein Info-Text kann erfasst werden |
Die Inventur erhält automatisch den Status "Offen".
Auswahl von Artikeln zur Inventur
Die Auswahl der Artikel zur Inventur kann auf 2 Arten erfolgen:
- Manuelle Erfassung von Artikeln als Inventurpositionen
- Auswahl mit Selektionskriterien
Manuelle Erfassung von Inventurpositionen
Falls nur einzelne Artikel zur Inventur gebracht werden, oder die oben beschriebene Selektion um bestimmte Artikel ergänzt werden soll, so kann dies durch Erfassen von zusätzlichen Inventurpositionen erfolgen.
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Pflicht | Artikel | Der Artikelcode des gewählten Artikels ist einzugeben, zu scannen oder kann aus einer Liste ausgewählt werden |
Selektion
Die Selektion von Artikeln kann nur im Status "Offen" oder "Abgegrenzt" erfolgen.
Bei der Auswahl der Funktion Selektion wird das Selektionsformular am Bildschirm angezeigt:
Es stehen folgende Selektionskriterien zur Verfügung:
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Alle Artikel | Alle gelisteten Artikel werden zur Inventur gebracht |
| Artikelgruppe | Alle gelisteten Artikel einer Artikelgruppe werden zur Inventur gebracht |
| Artikeltyp | Alle Artikel mit einem bestimmten Artikeltyp werden zur Inventur gebracht |
| ArtikelStatus | Alle Artikel mit einem bestimmten Status werden zur Inventur gebracht |
| Bestand = | Alle Artikel mit einem Bestand = n im gewählten Lager werden zur Inventur gebracht |
| Bestand > | Alle Artikel mit einem Bestand größer n im gewählten Lager werden zur Inventur gebracht |
| Bestand < | Alle Artikel mit einem Bestand kleiner n im gewählten Lager werden zur Inventur gebracht |
| Letzte Inventur älter als | Alle Artikel deren Inventurdatum älter als das angegebene Datum ist, werden zur Inventur gebracht |
| Lieferant | Alle Artikel eines bestimmten Lieferanten werden zur Inventur gebracht |
Die ausgewählten Artikel werden als Inventurpositionen hinzugefügt.
Dauer:
Bei der Selektion einer großen Menge von Artikeln kann das Erstellen der Inventurpositionen unter Umständen einige Zeit dauern.
Als Richtwert sind ca. 2.000 Artikel pro Minute anzunehmen.
Inventurabgrenzung
Nach erfolgter Selektion oder Erfassung der zur Inventur zu bringenden Artikel kann die Inventur abgegrenzt werden.
Das Abgrenzen einer Inventur geschieht durch Auswahl der Funktion Abgrenzung im Programm Inventur Bearbeiten.
Bei der Abgrenzung werden folgende Daten in den Inventurpositionen aktualisiert:
- Sollbestand zum Zeitpunkt der Abgrenzung
- Zeitpunkt der Abgrenzung
Die Inventur erhält den Status "Abgegrenzt".
Dauer:
Die Inventurabgrenzung kann – je nach Artikelanzahl – einige Zeit dauern und ist daher im Zeitablauf entsprechend einzuplanen.
Als Richtwert sind ca. 10.000 Artikel pro Minute anzunehmen.
Inventurerfassung
Die Erfassung der Ist-Bestände (Zählung) kann auf 2 Arten erfolgen:
- Übernahme vom MDE-Gerät
- Manuelle Erfassung in den Inventurpositionen
Die Erfassung kann nur im Status "Abgegrenzt" erfolgen.
Übernahme vom MDE-Gerät
Die Übernahme von Inventurdaten vom MDE-Gerät geschieht automatisch beim Einspielen der Daten des MDE-Geräts.
Dabei wird nach folgenden Regeln vorgegangen:
- Existiert nur genau eine abgegrenzte Inventur, so werden die Daten in diese Inventur gestellt.
- Existieren mehrere abgegrenzte Inventuren, so wird der Benutzer aufgefordert die Inventur auszuwählen.
- Artikel, die noch nicht als Inventurposition angelegt sind, werden angelegt und sofort abgegrenzt.
- Artikel, die nicht im Artikelstamm vorkommen, werden in ein Fehlerprotokoll gestellt und nicht in die Inventurpositionen übernommen.
Manuelle Nacherfassung von Inventurpositionen
Sollte im Zuge der Inventuraufnahme festgestellt werden, dass ein Artikel bei der Selektion "vergessen" wurde, so kann auch noch im Nachhinein eine Inventurposition in eine bereits abgegrenzte Inventur erfasst werden.
Dies geschieht zunächst genau wie bei der manuellen Erfassung von Inventurpositionen vor der Abgrenzung.
| Pflichtfeld | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Pflicht | Artikel | Der Artikelcode des gewählten Artikels ist einzugeben, zu scannen oder kann aus einer Liste ausgewählt werden |
Da die Inventur bereits abgegrenzt ist, wird in diesem Fall sofort nach der Erfassung der zusätzlichen Inventurposition für diese Position eine automatische Abgrenzung vorgenommen.
Manuelle Erfassung in den Inventurpositionen
Das manuelle Erfassen der Ist-Bestände geschieht im Programm Inventur Bearbeiten nach Auswahl der Funktion Ist-Erfassung.
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Artikel | Der Artikelcode wird angezeigt |
| Seriennummer | Die Seriennummer kann erfasst werden |
| Chargennummer | Die Chargennummer kann erfasst werden |
| Abgrenzung Zeit | Der Abgrenzungszeitpunkt wird angezeigt und kann überschrieben werden |
| Zählung Ist | Die gezählte Menge kann eingegeben werden |
Nach erfolgter Erfassung wird die Inventurdifferenz sofort neu berechnet.
Fehlende Positionen auf Sollbestand 0 setzen
Bei der automatischen Auswahl der zu invertierenden Artikel kann es vorkommen, dass Artikel ausgewählt werden, die nicht auf Lager sind.
In diesem Fall ist es sinnvoll, den Ist-Bestand dieser Artikel auf 0 zu setzen.
Die Inventurdifferenz ist für diese Artikel dann konsequenterweise ebenfalls gleich 0.
Fehlenden Positionen auf Sollbestand = Istbestand setzen
Bei der automatischen Auswahl der zu invertierenden Artikel kann es vorkommen, dass Artikel ausgewählt werden, die zwar einen Lagerbestand haben, aber nicht gezählt werden sollen oder können.
In diesem Fall können alle nicht erfassten Positionen mit dem Soll-Bestand als Ist-Bestand versorgt werden.
Die Inventurdifferenz ist für diese Artikel dann konsequenterweise 0.
Inventur Sperren
Das Sperren der Inventur geschieht im Programm Inventur Bearbeiten mit Auswahl der Funktion Sperren.
Das Sperren der Inventur kann nur im Status "Abgegrenzt" erfolgen und es dürfen keine Positionen ohne Zählung existieren.
Der Status der Inventur wird auf "Gesperrt" geändert.
Inventur Öffnen
Das Öffnen der Inventur geschieht im Programm Inventur Buchen mit Auswahl der Funktion Öffnen.
Das Öffnen einer Inventur kann nur im Status "Gesperrt" erfolgen.
Der Status der Inventur wird auf "Abgegrenzt" geändert.
Verbuchung
Das Verbuchen einer Inventur geschieht im Programm Inventur Buchen mit Auswahl der Funktion Buchen.
Das Buchen einer Inventur kann nur im Status "Gesperrt" erfolgen.
Es wird ein Inventurbeleg erzeugt und die Differenz zwischen Soll und Ist-Bestand am Lagerbestand als Inventurkorrektur verbucht.
Es wird nur für Inventurdifferenzen <> 0 ein Inventurbelegsatz erzeugt.
Der Status der Inventur wird auf "Verbucht" geändert.
Dauer:
Die Dauer der Verbuchung hängt von der Anzahl der Inventurpositionen <> 0 ab. Es ist daher ein entsprechender Zeitraum dafür einzuplanen.
Inventur Löschen
Nach erfolgter Verbuchung kann die Inventur gelöscht werden. Das Löschen der Inventur erfolgt im Programm Inventur bearbeiten.
Es können nur Inventuren im Status "Offen", "Abgegrenzt" oder "Verbucht" gelöscht werden.
Berichte
Zählliste
Die Zählliste enthält für jede Position der Inventur eine Zeile, allerdings ohne Sollbestand und kann für die manuelle Erfassung verwendet werden.
Differenzliste
Die Inventurdifferenzliste enthält die Soll- und Istbestände zum Zeitpunkt der Abgrenzung und zum Zeitpunkt der Zählung sowie die daraus ermittelte Inventurdifferenz.
Inventurliste
Die Inventurliste enthält pro Inventur einen Eintrag mit dem Inventurkopfdaten.
Inventurbeleg
Der Inventurbeleg enthält die bei der Verbuchung durchgeführten Lagerbestandskorrekturen.
Übernahme von Inventuranforderungen von einem zentralen System
Werden die Inventurdaten (Inventurkopf/INV und Inventurpositionen/INVPOS) von einem zentralen Warenwirtschaftssystem übernommen, so kann die Inventur ohne die Schritte "Anlegen der Inventur" und "Auswählen der Artikel" erfolgen.
Falls die zentrale Inventuranforderung pro Artikel nur eine Inventurposition enthält, in der Filiale jedoch mehrere Lager zur Inventur gebracht werden müssen, so ist vor der Abgrenzung eine Vervielfältigung der Inventurdaten notwendig.
| Inventurschritt | Status der Inventur | Beschreibung |
|---|---|---|
| Übernahme INV, INVPOS | Offen | Automatisch: Übernahme der Inventuranforderung von Zentrale |
| Anlegen der Lagerinventuren | Offen | Automatisch: Vervielfältigung der Inventuranforderung für jedes Lager der Filiale |
| Pro Lager | ||
|---|---|---|
| V | ||
| ABGRENZUNG | Abgegrenzt | Automatisch: Der Soll-Bestand der ausgewählten Artikel wird in den Inventursätzen gespeichert |
| V | ||
| Zählen und Ist-Bestand erfassen | Abgegrenzt | Die Artikel werden mittels Zählliste oder MDE-Gerät gezählt; der Ist-Bestand wird gespeichert. Gleichzeitig wird auch der Soll-Bestand zum Zeitpunkt der Zählung gespeichert |
| V | ||
| Korrigieren | Abgegrenzt | Die erfassten Ist-Daten können korrigiert werden, solange die Inventur nicht gesperrt ist. |
| V | ||
| Sperren | Gesperrt | Die Inventur wird gesperrt. Es können keine Ist-Bestands-Erfassungen mehr durchgeführt werden. |
| V | ||
| VERBUCHEN | Verbucht | Die Differenz zwischen Ist- und Soll-Bestand wird als Inventurdifferenz am Lagerbestand des Artikels verbucht. Die Inventur ist abgeschlossen. |
Übergabe des Inventurergebnisses an ein zentrales System
Die Übergabe der Inventurdaten an ein zentrales Warenwirtschaftssystem erfolgt ebenfalls mit dem Inventurkopf (INV) und den Inventurpositionen (INVPOS).
Die Übergabe erfolgt nach dem Sperren und Verbuchen der Inventuren in der Filiale.
| V | ||
|---|---|---|
| Sperren | Gesperrt | Die Inventur wird gesperrt. Es können keine Ist-Bestands-Erfassungen mehr durchgeführt werden. |
| V | ||
| VERBUCHEN | Verbucht | Die Differenz zwischen Ist- und Soll-Bestand wird als Inventurdifferenz am Lagerbestand des Artikels verbucht. Die Inventur ist abgeschlossen. |
| Zusammenführen der Inventuren der einzelnen Lager | Verbucht | Automatisch: Die Inventuren der einzelnen Lager werden wieder zusammengeführt. |
| Übergabe INV, INVPOS | Verbucht | Die Inventur wird gesperrt. Es können keine Ist-Bestands-Erfassungen mehr durchgeführt werden. |